Informativa Privacy Segnalazioni
INFORMATIVA sul TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679
IN RELAZIONE ALLE SEGNALAZIONI DI “MOLESTIE o VIOLENZE DI GENERE”
In relazione ai suoi dati raccolti nell’eventualità della compilazione e invio del form di segnalazione di molestie o violenze di genere, la Cooperativa Cosmo Scs, di seguito “la Cooperativa”, la informa di quanto segue:
Finalità e modalità del trattamento
Le finalità e modalità di trattamento cui sono destinati i dati da lei direttamente forniti per segnalare, nell’interesse dell’integrità della cooperativa, presunte condotte illecite delle quali sia venuto/a a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con la Cooperativa, verranno trattati esclusivamente per gestire tali situazioni. I dati personali sono dunque acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati; si riferiscono alla persona segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate; In particolare, saranno utilizzati per svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.
Tipologie dei Dati trattati
La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, ecc di cui all’art. 9 GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).
Basi Giuridiche del trattamento dei dati
Tenuto conto della normativa di riferimento e, in particolare, dell’art. 54-bis D.lgs. 165/2001, si precisa che:
• il trattamento dei dati “comuni” si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
• il trattamento di dati “particolari” si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’Interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b), GDPR);
• il trattamento di dati relativi a condanne penali e reati, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10 GDPR, si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR);
Si precisa che, in ragione di quanto disposto dall’art. 54-bis D.lgs. 165/2001, nel caso in cui la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del/la responsabile della condotta illecita, l’identità del/la segnalante non verrà mai rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità del/la segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato/a, verrà domandato al/la segnalante se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità.
Natura del conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento
Nel caso in cui il/la segnalante volesse procedere con segnalazione anonima, quest’ultima verrà inoltrata mediante form online dedicato; tale segnalazione verrà presa in considerazione esclusivamente laddove adeguatamente circostanziata, resa con dovizia di particolari e dunque in grado di far emergere fatti e situazioni, relazionandoli a contesti determinati. È rimessa invece a ciascun/a segnalante la decisione circa quali ulteriori dati personali conferire. Maggiori sono i dettagli presenti nella segnalazione, maggiori saranno le possibilità per la Cooperativa di intervenire nell’interesse dell’integrità della società.
Le modalità di trattamento dei dati personali
I dati personali saranno trattati anche con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. La Cooperativa attua idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti ed inoltre impiega idonee misure di sicurezza (cifratura dei file), organizzative, tecniche e fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo.
Soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza
A sua tutela, solo il personale incaricato all’interno della Cooperativa, è in grado di associare le segnalazioni alle identità dei/delle segnalanti. Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, all’interno della cooperativa stessa debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso. Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, sono comunque tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia di cui all'art. 331 del Codice di procedura penale. La Cooperativa si avvale di Microsoft 365 in qualità di fornitore dei servizi e-mail, cloud backup e cloud computing, designato per questo Responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679.
Categorie di destinatari dei dati personali
I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione. Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente instaurati, l’identità del/la segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.; nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del/la segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, mentre potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, tre presupposti, ovverosia (a) che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione, (b) che la conoscenza dell’identità del/la segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato/a e che (c) il/la segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.
Periodo di conservazione dei dati
Il personale interno preposto alla gestione delle segnalazioni effettua un’attività istruttoria preliminare della segnalazione, entro i 15 giorni successivi alla ricezione. Se a seguito dell’attività svolta ravvisa elementi di manifesta infondatezza ne dispone l’archiviazione. Nel caso, invece, ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione, dà avvio alla procedura di prima indagine. I dati personali vengono conservati per un periodo di 5 anni e, comunque, sino alla definizione dei procedimenti avviati dagli uffici o dagli Enti destinatari della segnalazione. I dati personali raccolti con le modalità fin qui espresse, non sono oggetto di ulteriore diffusione o consultazione, ad eccezione dell’eventuale trasmissione per necessità giudiziarie.
Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Cosmo SCS, con sede legale presso Via dell’Oreficieria 30/P, 36100 Vicenza (VI). Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) è l’azienda Dream srl, con sede legale presso Via Giovanni Prati 23, 38079 Tione di Trento (TN).
Diritti degli interessati
Lei ha il diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati forniti. Ha inoltre il diritto di chiedere, nelle forme previste dall’ordinamento, la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti e di esercitare ogni altro diritto ai sensi degli articoli da 18 a 22 del Regolamento laddove applicabili. Nel caso abbia dato il consenso alla rivelazione della sua identità nell’ambito di procedimenti disciplinari, ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza che però ciò pregiudichi la liceità del trattamento, basato sul consenso, effettuato prima della revoca. Tali diritti possono essere esercitati con richiesta indirizzata al responsabile Privacy della Cooperativa, Giuliana Basso –
Qualora ritenga che il trattamento sia avvenuto in modo non conforme al Regolamento e al d.lgs. 196/2003, potrà rivolgersi al Garante per la Protezione dei dati Personali, ai sensi dell’art. 77 del medesimo Regolamento. Ulteriori informazioni in ordine ai suoi diritti sulla protezione dei dati personali sono reperibili sul sito web del Garante per la Protezione dei Dati Personali all’indirizzo www.garanteprivacy.it.